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Dienstag, März 28, 2006

 

Ausgereiftes und günstiges Open Source Document Management für den Unternehmenseinsatz

Im neuesten Optaros White Paper „Unleashing the Power of Open Source Document Management“ wurden die wichtigsten Open Source Document Management Lösungen untersucht. Obwohl als Applikationskategorie schon rund zwanzig Jahre alt, zeigt es sich in den meisten Unternehmen, dass viele grundsätzliche Fragestellungen rund um das Verwalten und Verarbeiten von Dokumenten - transparente und lokationsunabhängige Datenablage, Metadaten-Management, Formatkonversionen, Historisierung, Workflow-Support, integrierte Suche, Archivierung - nur unzureichend unterstützt werden. Mehrspurigkeit, Inkonsistenzen und Fehler in der Abwicklung von Unternehmensprozessen sind die Konsequenz. Die Schlussfolgerungen aus der detaillierten Untersuchung zeigen klar, dass die besten Open Source Lösungen reif für den Unternehmenseinsatz sind.

Insbesondere die am besten positionierten drei Lösungen Alfresco, Plone und CPS können je nach technologischer Ausrichtung der Unternehmens-IT-Architektur, respektive Präferenzen bezüglich Programmierumgebungen (Java versus Zope) durchaus eine ernsthafte Alternative zu den bekannten kommerziellen Lösungen (wie Filenet, Documentum, OpenText) sein. In manchen Bereichen, z.B. Unterstützung offener Standards oder Integrationsflexibilität, übertreffen die Open Source Lösungen gar ihre kommerziellen Konkurrenten. Interessierte Unternehmen müssen sich aber bewusst sein, dass die Auswahl und Evaluation von Open Source Lösungen nach einer anderen Vorgehensweise verlangt als der Einkauf kommerzieller Produkte. So ist zum Beispiel ein Proof of Concept unabdingbar, um die Anwendbarkeit der Lösung im eigenen Umfeld abzudecken. Wer diese „Hürden“ aber erfolgreich bezwingt, wird mit zukunftsweisenden und kostengünstigen Lösungen belohnt, die einfach erweiterbar sind und bezüglich „Total Cost of Ownership“ (TCO) wesentlich günstiger ausfallen als bisher eingesetzte kommerzielle Lösungen.

Montag, März 27, 2006

 

Open Source CRM Pakete bereit für den Unternehmenseinsatz

Mehr und mehr wird Open Source Software auch zur valablen Alternative im Bereich von Geschäftsapplikationen wie Customer Relationship Management (CRM). Eine Reihe von Einflüssen verändern zunehmend die CRM-Industrie und schaffen auch die Basis für den Erfolg von Open Source Lösungen in diesem Bereich:
  • Die Verunsicherung der Anwender durch die fortschreitende Marktkonsolidierung in den Reihen der kommerziellen Anbieter und die oft unbefriedigenden Resultate teuerster unternehmensweiter CRM-Einführungen
  • Die Notwendigkeit, kundenzentrierte integrierte Multi-Channel-Anwendungen in bestehende Umgebungen einzupassen und die Beschränkungen in vielen kommerziellen Lösungen diesbezüglich
  • Die Commoditisierung der generellen CRM-Funktionsanforderungen und Einlenken auf Tools, die diese Basisanforderungen abzudecken. Der Fokus auf das wesentlich erlaubt auch eine schnelle Installation und Implementierung von CRM-Anwendungen (in Tagen/Wochen statt Monaten)
  • Kaum Altlasten für Open Source CRM Anbieter und damit schnelles Aufholen bezüglich Funktionalitätsreichtum, entlang der durch die Community definierten Prioritäten
  • Kostendruck auch bei CRM-Initiativen, Wegfall der meist benutzerzahl-basierten Lizenz- und Wartungskosten erlaubt einen viel breiteren Einsatz von CRM-Funkionalitäten

Von über fünfzig existierenden Open Source CRM Packages zeigen die drei hier kurz portraitierten Lösungen typische Charakteristiken und die unterschiedliche Natur der Open Source Lösungen:

  • SugarCRM kombiniert die Dynamik von Open Source mit der kommerziellen Realität im CRM-Markt. Dank intuitiver Benutzerschnittstelle, einfacher Basistechnologie (PHP) und schnellwachsendem Funktialitätsangebot hat SugarCRM in kurzer Zeit eine grosse Anhängerschaft gewonnen, die unter anderem auch aus ehemaligen „SalesForce.com“-Anwendern stammt. SugarCRM eignet sich besonders auch für kleine Organisationen und die Abdeckung von Standard-Requirements.
  • openCRX bietet dank der skalierbaren J2EE-Architektur und ausgereiften Sicherheits-Mechanismen mit dem „model driven architecture“ Ansatz die richtige Basis auch für komplexe CRM-Implementierungen in heterogenen Umgebungen. Die Lösung ist auf Erweiterbarkeit ausgelegt und lässt sich individuell auf maximale Endbenutzer-Effizienz ausrichten.
  • Compiere hat über längere Zeit bewiesen, dass es möglich ist, eine ständig wachsende Anhängergemeinde (Community) entlang der eigentlichen Open Source Philosophe zu pflegen. Resultat sind eine grosse installierte Basis und eine ausgereifte Basisfunktionallität, die sowohl CRM-wie auch ERP-Anforderungen abdeckt.

Eine ausführlichere Betrachtung der Open Source CRM Landschaft und auch von alternativen Vorgehensweisen wie „Application Assembly“ ist im neuen Optaros White Paper „Understanding Open Source CRM“ (in englischer Sprache) nachzulesen.


Freitag, März 24, 2006

 

Wieso der moderne Business-Manager Open Source verstehen muss

In den meisten Köpfen scheint Open Source ein reines Informatik-Thema zu sein. Business-Managers interessieren sich kaum dafür oder sind sich des Themas nicht einmal bewusst. Während Open Source, genauso wie Informatik für einige wenige Unternehmen tatsächlich nicht wichtig ist, ist die Mehrheit trotzdem direkt betroffen. Und wenn Informatik eine Rolle in der Identifizierung eines Unternehmens spielt, dann sollten sich Business-Managers auch mit Open Source beschäftigen. Die Gründe liegen auf der Hand:

  • Open Source ist eine Modell für die nächste Generation der Internet-Gesellschaft oder für das, was viele Spezialisten heute „Web 2.0“ nennen. Die Art, wie sich Communities formen, wie sie kommunizieren, wie diese Kommunikation und Zusammenarbeit zu neuen Ergebnissen führt, ist beispielhaft dafür, wie das Internet unsere Arbeitsformen beeinfluss.
  • Open Source verändert einige der Grundregeln, nach denen Informatik-Systeme beschafft, entwickelt und ausgerollt werden. Durch das Vorhandensein von kostenlosten Komponenten, durch die Möglichkeit, Software an beliebig viele Mitarbeiter, Kunden, Partner oder andersgeartete Interessenten zu verteilen, werden neue Anwendungen möglich, die früher schlicht unbezahlbar gewesen wären.
  • Mit Open Source Software können neue Anwendungen mit minimalstem Aufwand getested und pilotiert werden. Weder Beschaffungsprozesse noch Vertragsverhandlungen sind notwendig, Software kann in Minuten heruntergeladen und eingesetzt werden.
  • Informatik-Anwendungen können zu tieferen Kosten implementiert und betrieben werden, dank dem (teilweisen) Wegfall von Wartungs- und Support-Kosten und dem Einsatz von günstigen Infrastukturen. Die Implementierung kann in vielen Fällen durch Einsatz von Komponenten und Teillösungen beschleunigt werden und die Qualität der Gesamtlösung damit verbessert werden.
  • Viele Innovationen passieren immer weniger in kommerziellen Produkten, sondern vermehrt in Open Source Communities. Im Bereich Web-Applikationen, Benutzer-Schnittstellen-Programmierung, Entwicklungs-Umgebungen, etc. ist dies bereits heute der Fall. Die Geschwindigkeit, mit der im Open Source Bereich neue Lösungen und Komponenten entstehen ist beeindruckend.

Open Source verändert selbständig weder Prozesse noch Geschäftssysteme ausserhalb der Informatik, aber es werden Dinge möglich, die vorher unbezahlbar oder nicht realisierbar waren. Dies zu verstehen gehört zum Handwerkszeug jedes modernen Business-Managers.


Dienstag, März 14, 2006

 

Wo die grössten Potentiale durch Einsatz von Open Source sind

Der Nutzen des Einsatzes von Open Source Software ist in vielen Bereichen wie Betriebssystemen (Server-seitig) oder auch Webservern (z.B. Apache) unbestritten. Open Source erobert aber fortwährend neue Gebiete. Interessant für Unternehmen und grosse Organisationen sind diejenigen Open Source Applikationen, Plattformen oder Komponenten, die sich einerseits durch eine hohe Reife und Stabilität auszeichnen, gleichzeitig aber auch ihre kommerziellen Alternativen an Nutzen übertreffen. In diesem Zusammenhang sind nicht nur Kosten-Differenzen interessant, sondern auch der Innovationsgrad der Lösungen, Investitionsschutz (z.B. durch Beachtung/Unterstützung von offenen Standards) oder auch die Verfügbarkeit von Skills und Entwicklerkapazitäten.


Die Darstellung bewertet einige der gebräuchlicheren Technologien entlang von zwei Achsen: Wie gross ist der zusätzliche Nutzen des Einsatzes von Open Source gegenüber herkömmlichen kommerziellen Varianten und wie hoch schätzen die Optaros-Experten den Reifegrad dieser Technologien ein.

Integrierte Entwicklungsumgebungen (z.B. Eclipse) und Frameworks (z.B. Spring) laufen dabei fast ausser Konkurrenz, da hier mehr und mehr primär die Open-Source-Technologien innovationsführend sind und kommerzielle Alternativen immer mehr verdrängt werden.

Unternehmen, die sich den Einsatz von Open Source überlegen, sollten sicher in der Bereichen Document Management, Content Management, Datenbanken sowie Enterprise Integration nach „Schnäppchen“ suchen. Je nach Ausgangslage sind aber auch in den Themen Customer Relationship Management (CRM), IT Asset Management/Network Management oder Portal/Next Generation Internet interessante Lösungsansätze im Open-Source-Bereich verfügbar, die sowohl aus Kosten- wie auch Technologie-Sicht sehr wohl Alternativen zu den bekannten kommerziellen Angeboten sind.

Montag, März 13, 2006

 

Die richtige Open Source Lösung für Content Management Probleme

Die Open Source Community hat inzwischen über 400 Content Management Systeme hervorgebracht, die in Funktionsumfang und Reife kommerziellen Produkten oftmals in nichts nachstehen und damit eine valide Alternative zu lizenzpflichtigen Systemen darstellen können.

Die Auswahl der richtigen Plattform ist nicht nur auf Grund der schieren Menge an Produkten eine Herausforderung, bei der wir mit einer neuen Perspektive auf den Software-Evaluationsansatz helfen möchten. Im White Paper „Content Management Problems and Open Source Solutions“ führt der international bekannte CMS-Experte Seth Gottlieb aus, warum die konventionellen Auswahlkriterien und -verfahren für offene Software nicht anwendbar sind und wie man die Vorteile von Open Source schon beim Identifizieren der idealen Lösung am besten nutzt.

Statt globale Funktions- und Leistungsvergleiche heranzuziehen gilt es, sich auf eine reduzierte Zahl an Produkten zu konzentrieren, die anderen bei vergleichbaren Anwendungsfällen geholfen haben. Die Community um diese Projekte ist in Kombination mit dem transparenten Entwicklungsprozess der beste Berater bei der Auswahl.

Im Optaros-White-Paper wird eine Geschäftsproblem-orientierte Perspektive eingenommen, welche Software nach dem Nutzen für verschiedene Anwendungsfälle gruppiert. Auf diese Weise lässt sich eine engere Auswahl von möglichen Produkten selektieren. Nach der Selektion der richtigen Kategorie für ein Content Management Problem und der Identifikation der entsprechenden User Foren kann nicht nur von der Erfahrung anderer Unternehmen, sondern auch direkt von deren Arbeit, die in der Regel Niederschlag im Produkt findet, profitiert werden.
Über diesen Weg lassen sich auch die detaillierten Evaluationskriterien für Open Source Software verifizieren: Wer steht hinter dem Projekt, wie aktiv und beständig ist die Community, wie gut ist die Dokumentation und wie schnell werden Fehler behoben oder neue Funktionen zur Verfügung gestellt. Hier zeigen sich klare Transparenz-Vorteile von Open Source gegenüber kommerzieller Software. Die meisten Open Source CMS kann man ausserdem über frei zugängliche Demo-Installationen online testen.

Optaros hat den Bereich des Web Content Management auf diese Weise untersucht und Plattformen für
a) einfache broschürenartige Websiten,
b) regelmässige Publikationen,
c) Collaborative Workspaces mit dem Sonderfall Wiki sowie
d) die Online Community
anhand von Implementierungserfahrung, Handbüchern/Druckunterlagen, Online-Documentationen und User Foren evaluiert. Dabei liegt der Schwerpunkt auf den Aufgaben der Erstellung, des Management und der Präsentation von Content in dem jeweiligen Anwendungsfall. Die Ergebnisse und die Vorgehensweise sind in Form eines White Papers kostenlos bei Optaros erhältlich.

Samstag, März 11, 2006

 

Document Management dank Open Source bezahlbar und breit einsetzbar

Während die Open Source Welt rund 400 verschiedene Content Management Lösungen hervorgebracht hat, können die Ansätze für Document Management praktisch an einer Hand abgezählt werden. Dies hängt damit zusammen, dass Document Management als Thema weder „cool“ noch besonders nahe am Herzen des typischen Software-Entwickler ist.

Die Probleme rund um die Bewirtschaftung von Dokumenten in Unternehmen – transparente und lokationsunabhängige Datenablage, Metadaten-Management, Formatkonversionen, Historisierung, Workflow-Support, integrierte Suche, Archivierung - sind aber in vielen Fällen nur unzureichend gelöst. Dies führt zu Mehrspurigkeiten, Inkonsistenzen und Fehlern in der Abwicklung von Unternehmensprozessen. Die vielen Content Management Lösungen helfen hier meist nicht weiter, sind ihre Funktionalitäten doch primär auf die Gestaltung und Publikation von Web Content ausgerichtet. Document Management Lösungen sind zwar bereits seit den Achtzigerjahren verfügbar, kommerzielle Produkte wie Documentum, Filenet, OpenText, etc. kommen wegen ihrer Komplexität und der erhblichen Lizenz- und Wartungskosten aber oftmals nicht zum Zug.

Eine Handvoll Open Source Projekte bietet sich als Alternative an: Plone, CPS, Xinco, Contineo und Alfresco. Gemeinsam ist diesen Lösungsansätzen, dass sie stark oder ausschliesslich aus Europa heraus getrieben sind. Xinco und Contineo sind beides gestandene Projekte aus Deutschland, basieren auf Java-Technologien, haben sich im Unternehmensmarkt aber noch nicht durchgesetzt. CPS, getrieben durch den französischen Zope-Spezialisten Nuxeo, existiert seit 2002 und wurde genau wie auch Plone basierend auf den Open Source Technologien Python/Zope gebaut. Plone – ein Content/Document Management-Hybrid - existiert seit 1999, wird durch eine Stiftung gestützt und hat weltweit eine grosse Anhängergemeinde. Die neueste Lösung im Kreise der Open Source Document Management Lösungen heisst Alfresco und stammt aus Grossbritannien. Geschickt kombiniert Alfresco bewährte Open Source Komponenten mit neuen Lösungsansätzen wie z.B. dem aspektorientierten Modell und hat sich schnell zu einem potentiellen Leader im ECM-Markt entwickelt, nicht zuletzt getrieben durch die Tatsache, dass das Entwicklerteam teilweise von Documentum herkommt und die Architektur von Anfang an auf offene Standards (z.B. Webdav, JSR168 Portlet-Standard, JSR170 Content Repository Standard, Web Services) und Industrie-Standards (z.B. Microsofts CIFS Common Internet File System) ausgerichtet wurde. Dies fördert die Adoption im Unternehmenskontext und senkt die Barrieren für einen Einsatz in komplexen Systemwelten, wo Integration ein kritischer Erfolgsfaktor ist. Open Source Document Management ist also Realität und senkt die Eintrittshürden eines Einsatzes für Unternehmen aller Grössen.

 

Mit Open Source Anwendungen "assemblieren"

Open Source bietet erstmals die realistische Möglichkeit, Applikationen aus Kompo­nenten zu assemblieren.

Mit OPTAM hat Optaros eine Projekt-Methodik entwickelt, die sich auf den Zusammen­bau von Open Source Komponenten ausrichtet. Dabei wird iterativ vorgegan­gen und nach der Analyse der Anforderungen die Anwendung in Prototyping/ POC-Design-Development Schritten iterativ erstellt.

Dieses Vorgehen führt zu anwendungs-, prozess- und benutzerspezifischen Appli­kationen, die herköm­mliche konfigurierte Paket-Lösungen bezüglich Benutzer-Effizienz klar schlagen, aber wesentlich weniger kosten als voll­ständige Individual­entwick­lungen. Die Methodik zieht Nutzen aus den Tausenden von Open Source Kompo­nenten und Software-Bibliotheken, ins­besondere in Bereichen wie z.B. Workflow-Management, Rules Engines, Connectivity, Reporting, Userinterface-Gestaltung, Daten-/Text­erfassung und Daten­trans­formation. Mit dem Proto­typing/POC-Schritt in jeder Iteration wird sichergestellt, dass die Komponenten gut miteinander funktionieren und die Anwendung den definier­ten Spezifikationen entspricht. Ein erster funktionsfähiger Prototyp kann auch bei komplexen Applikationen bereits nach wenigen Wochen bereitgestellt werden.

 

Open Source: Wie die Nadel im Heuhaufen finden?

Open Source ist geprägt von einem enormen Reichtum an Software-Lösungen, -Komponenten und –Plattformen. Über 140'000 Projekte sind bekannt, täglich kommen neue Projekte hinzu. Unabhängig, ob es sich beim Gegenstand um eine Paket-Software (z.B. SugarCRM), eine Lösungskomponente (z.B. JasperReports), ein Framework (z.B. Spring) oder eine Infrastruktur-Plattform (z.B. Linux) handelt, spricht man in der Open Source Community von einem „Projekt“. Diese Projekte können in den unterschiedlichsten Stadien sein, vom Konzept-Stadium bis zu vollständig ausgereif. Entsprechend aufwändig kann es dann auch sein, die richtige Lösung oder Library für ein bestimmtes Problem zu finden, die gleichzeitig auch noch die Ansprüche an Zuverlässigkeit, Lang-fristigkeit und Supportmodelle befriedigt.

Firmen wie Optaros setzen einen wesentlichen Anteil ihrer Mittel dafür ein, die wichtigen und interessanten Projekte zu kennen, Vor-evaluationen für die unterschiedlichsten Anwendungszwecke und Ein-sätze durchzuführen. Dieses Knowhow ist Teil des „Added Value“ für die Kunden. Das Identifizieren und Evaluieren von Open Source Technologien ist keine schwarze Magie, sondern vollzieht sich nach logischen Grundmustern.


Der erste Schritt dabei ist die Erstellung der „Long List“, also einer Liste mit allen sinnvollen Technologien für einen bestimmten Zweck. Google ist hier genauso eine Hilfe, wie die Community-Repositories Sourceforge, Freshmeat, Objectweb oder Apache. Daneben gibt es Meta-Repositories und Übersichten, die ebenfals weiterhelfen können. Optaros konsolidiert das Wissen zudem in internen Datenbanken. Der im Frühling 2006 erscheinende „Optaros Open Source Katalog“ wird eine konsolidierte Version dieser Datenbank enthalten und damit vielen Unternehmen das Suchen nach der richtigen Lösung erleichtern, da neben der Auflistung der Projekte auch Rangierungen und einfache Bewertungen enthalten sind.
Die Long List wird in weiteren Schritten durch Anwendung von Rating-Mechanismen und dem Einsatz einer Evaluationsmethdik weiter konzen-triert, bist am Ende der Prozesses eine oder mehrere Technologien als bestgeeignet identifziert werden können. Optaros setzt eine erweiterte Rating-Version des „Business Readiness Ratings“ (openBRR.org) ein.

Vor dem Einsatz von Open Source Technologien empfiehlt sich in den meisten Fällen ein Proof-of-Concept im angestrebten Umfeld.

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